Trả lời email bằng AI
Để AI trả lời các email hỗ trợ bạn chuyển tiếp đến Asyntai
Tổng quan
Trả lời email bằng AI trả lời email hỗ trợ của khách hàng với cùng Hướng dẫn AI và cơ sở kiến thức như chatbot của bạn. Bạn chuyển tiếp email hỗ trợ đến một địa chỉ Asyntai riêng, và AI trả lời từng khách hàng trong cùng chuỗi email.
Mọi email cũng hiển thị trong Hộp thư email. Tại đó, bạn đọc các cuộc hội thoại, trả lời những email cần một người và xem AI đã gửi gì.
Cách hoạt động
- Khách hàng viết email - Email đến hộp thư của chính bạn như trước đây.
- Hộp thư của bạn chuyển tiếp email - Một quy tắc chuyển tiếp gửi một bản sao đến địa chỉ chuyển tiếp Asyntai của bạn.
- AI đọc email - Bản tin và email tự động được bỏ qua. Email khớp với quy tắc chuyển giao sẽ được chuyển cho một người.
- AI trả lời - AI trả lời dựa trên cơ sở kiến thức của bạn, bằng ngôn ngữ của khách hàng và trong cùng chuỗi, hoặc viết bản nháp cho nhóm của bạn.
- Bạn vẫn nắm quyền kiểm soát - Mọi email và câu trả lời đều nằm trong Hộp thư email, và bạn có thể nhận cảnh báo khi cần một người trả lời.
Thiết lập
Trả lời tự động hoặc bản nháp
- Tự động gửi câu trả lời - AI tự gửi câu trả lời. Thời gian trễ trả lời tối đa 4 giờ giúp câu trả lời đến muộn hơn, không ngay lập tức. Nếu nhóm của bạn trả lời trước, câu trả lời của AI sẽ không được gửi.
- Chỉ viết bản nháp - AI viết câu trả lời nhưng không gửi. Bản nháp chờ trong ô trả lời của Hộp thư email, và một người kiểm tra rồi nhấp Gửi.
Lưu ý: Mỗi câu trả lời hoặc bản nháp do AI viết được tính là một câu trả lời AI trong gói của bạn, giống như một câu trả lời trong cuộc trò chuyện. Viết bằng AI cũng được tính là một. Câu trả lời do nhóm của bạn tự viết không dùng AI thì không được tính.
Email luôn được chuyển cho một người
AI không trả lời những email này. AI để lại chúng cho nhóm của bạn, và bạn có thể nhận cảnh báo cho từng email:
- Yêu cầu hoàn tiền
- Khiếu nại và khách hàng tức giận
- Đe dọa pháp lý
- Yêu cầu nói chuyện với một người
Bạn có thể thêm quy tắc riêng, ví dụ câu hỏi về một đơn hàng cụ thể, và có thể liệt kê các loại email mà AI nên trả lời.
Hộp thư email
- Tất cả, Khách hàng, Cần một người - Tất cả hiển thị mọi email đã đến. Khách hàng hiển thị các cuộc hội thoại do AI xử lý. Cần một người hiển thị những gì đang chờ nhóm của bạn.
- Ô trả lời - Trả lời bất kỳ email nào ngay từ hộp thư. Câu trả lời của bạn được gửi từ địa chỉ hỗ trợ của bạn, trong cùng chuỗi.
- Viết bằng AI - Viết một ghi chú ngắn, ví dụ đã duyệt hoàn tiền, 20 EUR, trong 5 ngày, và AI biến nó thành câu trả lời đầy đủ bằng ngôn ngữ của khách hàng.
- Đánh dấu đã trả lời - Dùng khi bạn đã trả lời email trong hộp thư của chính mình.
Gửi câu trả lời từ địa chỉ của chính bạn
Ban đầu, câu trả lời được gửi từ địa chỉ chuyển tiếp Asyntai của bạn, với địa chỉ hỗ trợ của bạn làm Reply-To, nên phản hồi của khách hàng vẫn đến với bạn. Để gửi câu trả lời từ địa chỉ của chính bạn, ví dụ support@yourshop.com, hãy nhấp Kết nối tên miền của tôi trên trang cài đặt và thêm 2 bản ghi DNS được hiển thị tại nhà cung cấp tên miền của bạn.
Lưu ý: Trên Cloudflare, đặt cả hai bản ghi thành DNS only (đám mây xám), không phải Proxied. Không thể kết nối địa chỉ trên Gmail, Outlook và các dịch vụ tương tự.
Dữ liệu trực tiếp từ công cụ của bạn
Nếu bạn đã thiết lập Công cụ tùy chỉnh hoặc kết nối Shopify, AI có thể tra cứu dữ liệu trực tiếp khi viết câu trả lời email, ví dụ trạng thái đơn hàng. Tính năng này hoạt động với trả lời tự động, bản nháp và Viết bằng AI.
- Chỉ công cụ đọc dữ liệu - AI dùng các công cụ tùy chỉnh dùng phương thức GET và tra cứu đơn hàng Shopify. Công cụ dùng phương thức POST có thể thay đổi dữ liệu, nên chỉ hoạt động trong cuộc trò chuyện.
- Người gửi là khách hàng - Mọi trường của công cụ dành cho địa chỉ email đều nhận địa chỉ mà email được gửi đến từ đó. Khách hàng không thể tra cứu đơn hàng của một địa chỉ email khác.
Tìm hiểu thêm về Công cụ tùy chỉnh
Cảnh báo
Khi một email cần một người, Asyntai gửi cho bạn email của khách hàng kèm một nút mở cuộc hội thoại trong Hộp thư email. Bạn có thể chọn địa chỉ nhận cảnh báo trên trang cài đặt.