Respostas de email com IA
Deixe a IA responder aos emails de suporte que reencaminha para a Asyntai
Visão Geral
As Respostas de email com IA respondem aos emails de suporte dos seus clientes com as mesmas Instruções de IA e a mesma base de conhecimento do seu chatbot. Reencaminha os seus emails de suporte para um endereço Asyntai pessoal, e a IA responde a cada cliente na mesma conversa de email.
Todos os emails aparecem também na Caixa de entrada de email. Aí lê as conversas, responde aos emails que precisam de uma pessoa e vê o que a IA enviou.
Como funciona
- Um cliente escreve - O email chega à sua própria caixa de correio, como antes.
- A sua caixa de correio reencaminha-o - Uma regra de reencaminhamento envia uma cópia para o seu endereço de reencaminhamento Asyntai.
- A IA lê-o - As newsletters e os emails automáticos são ignorados. Os emails que correspondem a uma regra de transferência vão para uma pessoa.
- A IA responde - Responde a partir da sua base de conhecimento, no idioma do cliente e na mesma conversa, ou escreve um rascunho para a sua equipa.
- Mantém o controlo - Todos os emails e respostas estão na Caixa de entrada de email, e pode receber um alerta quando uma pessoa tem de responder.
Configuração
Respostas automáticas ou rascunhos
- Enviar respostas automaticamente - A IA envia a resposta sozinha. Um atraso de resposta de até 4 horas faz com que as respostas cheguem mais tarde, não de imediato. Se a sua equipa responder primeiro, a resposta da IA não é enviada.
- Escrever apenas rascunhos - A IA escreve uma resposta, mas não a envia. O rascunho fica na caixa de resposta da Caixa de entrada de email, e uma pessoa verifica-o e clica em Enviar.
Nota: Cada resposta ou rascunho que a IA escreve conta como uma resposta de IA do seu plano, tal como uma resposta no chat. Escrever com IA também conta como uma. As respostas que a sua equipa escreve sem IA não contam.
Emails que vão sempre para uma pessoa
A IA não responde a estes emails. Deixa-os para a sua equipa, e pode receber um alerta para cada um:
- Pedidos de reembolso
- Reclamações e clientes irritados
- Ameaças legais
- Pedidos para falar com uma pessoa
Pode adicionar as suas próprias regras, por exemplo perguntas sobre uma encomenda específica, e pode indicar os tipos de emails a que a IA deve responder.
A Caixa de entrada de email
- Todos, Clientes, Precisa de uma pessoa - Todos mostra todos os emails recebidos. Clientes mostra as conversas que a IA trata. Precisa de uma pessoa mostra o que aguarda a sua equipa.
- Caixa de resposta - Responda a qualquer email a partir da caixa de entrada. A sua resposta sai do seu endereço de suporte, na mesma conversa.
- Escrever com IA - Escreva uma nota curta, por exemplo reembolso aprovado, 20 EUR, em 5 dias, e a IA transforma-a numa resposta completa no idioma do cliente.
- Marcar como respondido - Use-o quando respondeu a um email na sua própria caixa de correio.
Enviar respostas a partir do seu próprio endereço
Inicialmente, as respostas saem do seu endereço de reencaminhamento Asyntai, com o seu endereço de suporte como Reply-To, para que as respostas dos clientes continuem a chegar até si. Para enviar respostas a partir do seu próprio endereço, por exemplo support@yourshop.com, clique em Ligar o meu domínio na página de definições e adicione os 2 registos DNS indicados no seu fornecedor de domínio.
Nota: No Cloudflare, defina ambos os registos como DNS only (nuvem cinzenta), e não Proxied. Não é possível ligar endereços do Gmail, Outlook e serviços semelhantes.
Dados em tempo real das suas ferramentas
Se configurou Ferramentas personalizadas ou ligou o Shopify, a IA pode consultar dados em tempo real enquanto escreve uma resposta de email, por exemplo o estado de uma encomenda. Funciona em respostas automáticas, rascunhos e Escrever com IA.
- Apenas ferramentas de leitura - A IA usa as suas ferramentas personalizadas com o método GET e a consulta de encomendas do Shopify. As ferramentas com o método POST podem alterar dados, por isso só funcionam no chat.
- O remetente é o cliente - Cada campo de ferramenta para um endereço de email recebe o endereço de onde veio o email. Um cliente não pode consultar encomendas de outro endereço de email.
Saiba mais sobre as Ferramentas personalizadas
Alertas
Quando um email precisa de uma pessoa, a Asyntai envia-lhe o email do cliente com um botão que abre a conversa na Caixa de entrada de email. Pode escolher o endereço de alerta na página de definições.