AI-e-mailantwoorden
Laat de AI de supportmails beantwoorden die je doorstuurt naar Asyntai
Overzicht
AI-e-mailantwoorden beantwoordt de supportmails van je klanten met dezelfde AI-instructies en kennisbank als je chatbot. Je stuurt je supportmails door naar een persoonlijk Asyntai-adres en de AI antwoordt elke klant in dezelfde e-mailthread.
Elke e-mail verschijnt ook in de E-mailinbox. Daar lees je de gesprekken, beantwoord je de e-mails die een mens nodig hebben en zie je wat de AI heeft verstuurd.
Hoe het werkt
- Een klant schrijft - De e-mail komt binnen in je eigen mailbox, zoals altijd.
- Je mailbox stuurt hem door - Een doorstuurregel stuurt een kopie naar je Asyntai-doorstuuradres.
- De AI leest hem - Nieuwsbrieven en automatische e-mails worden met rust gelaten. E-mails die overeenkomen met een overdrachtsregel gaan naar een mens.
- De AI antwoordt - Hij antwoordt vanuit je kennisbank, in de taal van de klant en in dezelfde thread, of schrijft een concept voor je team.
- Jij houdt de controle - Elke e-mail en elk antwoord staat in de E-mailinbox, en je kunt een melding krijgen wanneer een mens moet antwoorden.
Instellen
Automatische antwoorden of concepten
- Antwoorden automatisch versturen - De AI verstuurt zijn antwoord zelf. Met een antwoordvertraging van maximaal 4 uur komen antwoorden later aan, niet meteen. Als je team eerst antwoordt, wordt het AI-antwoord niet verstuurd.
- Alleen concepten schrijven - De AI schrijft een antwoord maar verstuurt het niet. Het concept wacht in het antwoordvak van de E-mailinbox, en een mens controleert het en klikt op Versturen.
Opmerking: Elk antwoord of concept dat de AI schrijft, telt als één AI-antwoord van je abonnement, net als een antwoord in de chat. Schrijven met AI telt ook als één. Antwoorden die je team zonder AI schrijft, tellen niet mee.
E-mails die altijd naar een mens gaan
De AI beantwoordt deze e-mails niet. Hij laat ze over aan je team, en je kunt voor elke e-mail een melding krijgen:
- Verzoeken om terugbetaling
- Klachten en boze klanten
- Juridische dreigementen
- Verzoeken om met een persoon te praten
Je kunt eigen regels toevoegen, bijvoorbeeld vragen over een specifieke bestelling, en je kunt opgeven welke soorten e-mails de AI moet beantwoorden.
De E-mailinbox
- Alle, Klanten, Mens nodig - Alle toont elke binnengekomen e-mail. Klanten toont de gesprekken die de AI afhandelt. Mens nodig toont wat op je team wacht.
- Antwoordvak - Beantwoord elke e-mail vanuit de inbox. Je antwoord gaat vanaf je supportadres, in dezelfde thread.
- Schrijven met AI - Schrijf een korte notitie, bijvoorbeeld terugbetaling goedgekeurd, 20 EUR, binnen 5 dagen, en de AI maakt er een volledig antwoord van in de taal van de klant.
- Markeren als beantwoord - Gebruik dit wanneer je een e-mail in je eigen mailbox hebt beantwoord.
Antwoorden versturen vanaf je eigen adres
Antwoorden gaan eerst vanaf je Asyntai-doorstuuradres, met je supportadres als Reply-To, zodat antwoorden van klanten je nog steeds bereiken. Om antwoorden vanaf je eigen adres te versturen, bijvoorbeeld support@yourshop.com, klik je op Mijn domein koppelen op de instellingenpagina en voeg je de 2 getoonde DNS-records toe bij je domeinprovider.
Opmerking: Zet in Cloudflare beide records op DNS only (grijze wolk), niet op Proxied. Adressen bij Gmail, Outlook en vergelijkbare diensten kunnen niet worden gekoppeld.
Live gegevens uit je tools
Als je Aangepaste tools hebt ingesteld of Shopify hebt gekoppeld, kan de AI live gegevens opzoeken terwijl hij een e-mailantwoord schrijft, bijvoorbeeld de status van een bestelling. Dit werkt voor automatische antwoorden, concepten en Schrijven met AI.
- Alleen lezende tools - De AI gebruikt je aangepaste tools met de methode GET en de Shopify-bestellingszoekfunctie. Tools met de methode POST kunnen gegevens wijzigen, daarom werken ze alleen in de chat.
- De afzender is de klant - Elk toolveld voor een e-mailadres krijgt het adres waarvan de e-mail kwam. Een klant kan geen bestellingen van een ander e-mailadres opzoeken.
Meldingen
Wanneer een e-mail een mens nodig heeft, mailt Asyntai je de e-mail van de klant met een knop die het gesprek opent in de E-mailinbox. Je kunt het meldingsadres kiezen op de instellingenpagina.