AIメール返信
Asyntaiに転送したサポートメールにAIが回答します
概要
AIメール返信は、チャットボットと同じAI指示とナレッジベースを使って、顧客からのサポートメールに回答します。サポートメールを専用のAsyntaiアドレスに転送すると、AIが同じメールスレッド内で各顧客に返信します。
すべてのメールはメール受信箱にも表示されます。そこで会話を読み、担当者が必要なメールに回答し、AIが送信した内容を確認できます。
仕組み
- 顧客がメールを送る - メールはこれまでどおり、ご自身のメールボックスに届きます。
- メールボックスが転送する - 転送ルールにより、Asyntaiの転送用アドレスにコピーが送られます。
- AIが読む - ニュースレターや自動送信メールには対応しません。引き継ぎルールに一致するメールは担当者に回されます。
- AIが返信する - ナレッジベースをもとに、顧客の言語で同じスレッド内に回答するか、チーム向けに下書きを作成します。
- 管理はあなたの手に - すべてのメールと返信はメール受信箱にあり、担当者の回答が必要なときに通知を受け取れます。
セットアップ
自動返信か下書きか
- 自動で返信を送信 - AIが自ら返信を送信します。最大4時間の返信遅延を設定すると、返信はすぐではなく後から届きます。チームが先に返信した場合、AIの返信は送信されません。
- 下書きのみ作成 - AIは返信を作成しますが、送信はしません。下書きはメール受信箱の返信欄で待機し、担当者が確認して「送信」をクリックします。
注記: AIが書く返信や下書きは、チャットの回答と同じく、プランのAI返信1件として数えられます。「AIで作成」も1件として数えられます。チームがAIを使わずに書いた返信は数えられません。
常に担当者に回されるメール
AIは以下のメールには回答しません。チームに任せ、それぞれについて通知を受け取れます：
- 返金のリクエスト
- 苦情や怒っているお客様
- 法的な警告
- 担当者との会話を求めるリクエスト
特定の注文に関する質問など、独自のルールを追加できます。また、AIが回答すべきメールの種類を指定することもできます。
メール受信箱
- すべて、顧客、担当者が必要 - 「すべて」には届いたすべてのメールが表示されます。「顧客」にはAIが対応する会話が表示されます。「担当者が必要」にはチームの対応を待つものが表示されます。
- 返信欄 - 受信箱からどのメールにも回答できます。返信はサポートアドレスから同じスレッド内で送信されます。
- AIで作成 - 「返金承認、20 EUR、5日以内」のような短いメモを書くと、AIが顧客の言語で完全な返信に仕上げます。
- 回答済みにする - ご自身のメールボックスでメールに回答した場合に使用します。
独自のアドレスから返信を送る
返信は最初、Asyntaiの転送用アドレスから送信され、サポートアドレスがReply-Toに設定されるため、顧客からの返事は引き続きあなたに届きます。support@yourshop.com のような独自のアドレスから返信を送るには、設定ページで「ドメインを接続」をクリックし、表示される2つのDNSレコードをドメインプロバイダーで追加してください。
注記: Cloudflareでは、両方のレコードをProxiedではなくDNS only（グレーの雲）に設定してください。Gmail、Outlookなどのサービスのアドレスは接続できません。
ツールからのライブデータ
カスタムツールを設定しているか Shopify を接続している場合、AI はメール返信を書く際に注文状況などのライブデータを調べられます。自動返信、下書き、「AIで作成」で利用できます。
- 読み取り専用ツールのみ - AI は GET メソッドのカスタムツールと Shopify の注文検索を使用します。POST メソッドのツールはデータを変更できるため、チャットでのみ動作します。
- 送信者が顧客です - メールアドレスを求めるツールの項目には、メールの送信元アドレスが入ります。顧客が別のメールアドレスの注文を調べることはできません。
通知
担当者が必要なメールがあると、Asyntaiは顧客のメールを、メール受信箱で会話を開くボタン付きでお送りします。通知先アドレスは設定ページで選べます。